Inventario: ¿qué es y cómo hacerlo? Conoce su importancia

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Inventario: ¿qué es y cómo hacerlo? Conoce su importancia

El inventario es una función clave para la buena marcha de cualquier empresa, independientemente de su tamaño. La buena gestión del inventario de una empresa la hace más competitiva, favorece su desarrollo y le aporta una serie de ventajas.

Por otra parte, una incorrecta gestión del inventario genera problemas de diferentes tipos, principalmente pérdidas económicas y clientes descontentos. Podría incluso tener como consecuencia la quiebra de la empresa.

Veamos qué es exactamente el inventario, qué beneficios aporta a la empresa y cuáles son las mejores prácticas para llevar a cabo esta función en la actualidad.

 

¿Qué es el inventario?

El inventario es la función empresarial dedicada a contabilizar el capital de la empresa en bienes materiales. Consiste en elaborar una relación de todos los elementos que componen el patrimonio en un momento concreto.

Esta lista o relación contiene en detalle las características de todos los elementos que integran el patrimonio, incluyendo sus valores económicos y agrupándolos de forma ordenada. Contabiliza la materia prima, los productos en proceso de elaboración y productos terminados, las mercancías a la venta, los materiales y los repuestos.

Gracias a los avances tecnológicos, las empresas tienen a su alcance soluciones eficaces de inventario que les permiten mantener actualizada la información sobre sus existencias.

 

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Beneficios del inventario de empresa:

  • contribuye a mejorar la relación con clientes y proveedores
  • mejora el control de costes y la rentabilidad
  • permite verificar la ausencia de problemas (robos, errores de almacenaje…)
  • facilita la toma de decisiones relacionadas con la gestión comercial y de producción

Tipos de inventario:

Existen, a grandes rasgos, dos tipos de inventarios: el inventario periódico y el inventario permanente. Algunas empresas optan por uno de los dos tipos, basando su decisión en diferentes factores. Generalmente lo aconsejable es realizar ambos tipos de inventario, ya que se complementan entre sí.

El inventario periódico:

Se realiza, como indica su nombre, con la periodicidad que se determine según sean las necesidades de la empresa: una vez al año, al mes, a la semana… Consiste en contar las unidades de las mercancías almacenadas para actualizar la información sobre la disponibilidad de stocks y el estado de los artículos.  Este tipo de inventario no utiliza la tecnología, realizándose de forma manual.

El Inventario permanente:

Utiliza sistemas para centralizar la información en una base de datos que se actualiza en tiempo real. Permite hacer un seguimiento mucho más estrecho de los procesos, pudiéndose calcular los gastos de producción de cada artículo y los beneficios que se generan con su venta.

Al trabajar en tiempo real y de forma automatizada, se reducen los errores al mínimo, así como los gastos, y se mejora la planificación.  En resumidas cuentas, implantar un sistema de inventario permanente mejora la productividad de las empresas de forma significativa.

 

¿Cómo se realiza el inventario?

El inventario periódico se realiza a mano, contabilizando las mercancías y revisando su estado. Hasta hace algunos años, el inventario se hacía en papel, práctica casi en desuso. Actualmente sólo se utiliza este método en las empresas o tiendas pequeñas. Algunas empresas realizan el inventario en plantillas Excel, que, si bien es una fórmula económica, suele dar lugar a errores de forma generalizada. Los errores en el inventario pueden acarrear graves pérdidas económicas a la empresa.

El inventario permanente utiliza software específico, dispositivos digitales y otras infraestructuras. Gracias a estas tecnologías, los cambios se recogen en tiemo real, y la empresa dispone en todo momento de la información detallada sobre todos los elementos que componen el inventario a lo largo de la cadena de suministro.

Para realizar esta función, se utilizan herramientas tecnológicas tales como los códigos de barras y escáners, softwares de bases de datos y sistemas que alertan en caso de rotura de stock o cualquier otra circunstancia que se determine.

El inventario permanente aporta mas información relevante y útil a las empresas, permitiendo mejorar sus procesos productivos y de toma de decisiones.

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